Briefpapier maken met je logo: zo doe je het zelf

Goed briefpapier valt niet op. Het zorgt dat je offerte en je factuur eruitzien als van een bedrijf dat het op orde heeft.

Je hebt er geen ontwerpprogramma voor nodig. Word of Canva is genoeg, en het werk zit in een handvol keuzes die je één keer goed maakt. Daarna begint elke brief op hetzelfde sjabloon.

Gebruik je al een huisstijl, dan volgt je briefpapier daaruit: dezelfde kleuren, dezelfde letter, hetzelfde logo. Heb je die nog niet, lees dan eerst wat is een huisstijl.

1. Zet formaat en marges vast: A4, met ruime marges rondom.
2. Zet je logo in de kop, als vectorbestand of een scherpe PNG.
3. Houd het venster vrij en meet het na op je eigen envelop.
4. Zet de verplichte gegevens erop: handelsnaam en KvK-nummer.
5. Bewaar het als sjabloon, in Word voor je brieven en als pdf voor de drukker.

Wat je beslist. Het formaat is in Nederland vrijwel altijd A4, 210 bij 297 millimeter. Stel dat als eerste in, voordat je iets op de pagina zet. Kies dan je marges: links en rechts minstens twee centimeter, zodat de tekst niet tegen de rand loopt en een printer niets afsnijdt.

Wat je overhoudt. Een lege pagina met een vaste kop, een vaste voet en daartussen het vlak waar je brief komt. In Word zijn dat de koptekst, de voettekst en de gewone tekst. Alles wat op elke brief terugkomt, hoort in de kop of de voet.

Waar het misgaat. Een ontwerp dat in Canva of een ander programma tot de rand doorloopt en daarna op een kantoorprinter wordt afgedrukt. Een gewone printer laat altijd een witte rand vrij, dus een kleurvlak tot de rand komt er met een smal wit randje uit. Wil je kleur tot de rand, dan laat je het drukken.

Wat je beslist. Waar je logo staat en hoe groot. Linksboven of rechtsboven is het gebruikelijkst, en het hoeft niet groot: een paar centimeter breed is genoeg om herkend te worden. Laat er ruimte omheen, zodat het niet tegen je tekst aan staat.

Wat je overhoudt. Je logo in de koptekst, op een vaste plek. Gebruik het liefst een vectorbestand (SVG, EPS of een pdf van je ontwerper), dat blijft op elk formaat scherp. Heb je alleen een afbeelding, neem dan een PNG die groot genoeg is om bij 300 dpi op die paar centimeter te passen.

Waar het misgaat. Het logo van je website kopiëren. Dat bestand is gemaakt voor een scherm en op papier bijna altijd te klein, dus het wordt wazig of korrelig. Op een scherm zie je dat niet. Print daarom altijd een proef voordat je het sjabloon goedkeurt.

Wat je beslist. Waar het adres van de ontvanger komt. Verstuur je brieven in een vensterenvelop, dan moet dat adres precies achter het venster vallen. Voor een A4 dat je twee keer vouwt, gebruik je meestal een EA5- of C5-envelop. Voor een A4 dat plat blijft, een C4-envelop.

Wat je overhoudt. Een vaste plek voor het adres, met daaronder je datum, het onderwerp en dan pas de brief. Meet het venster na op de enveloppen die je echt gebruikt: de plek verschilt per soort en per merk.

Waar het misgaat. Het logo of de kop zo groot maken dat het adres naar beneden schuift, of een sjabloon van internet halen dat op een andere envelop is gebaseerd. De snelste controle: print een brief, vouw hem, stop hem in de envelop en kijk of het hele adres zichtbaar is, ook als de brief een paar millimeter verschuift.

Wat je beslist. Welke bedrijfsgegevens erop staan. Een deel is verplicht. Volgens de Handelsregisterwet zet je je KvK-nummer op alle brieven, offertes, facturen en andere berichten die je verstuurt. Ondernemersplein zet de regels op een rij:

• Altijd: je handelsnaam en je KvK-nummer.
• Bij een bv, nv of coöperatie met een handelsnaam die afwijkt van de statutaire naam: ook de volledige statutaire naam.
• Bij een bv of nv: ook de statutaire vestigingsplaats.
• Op facturen: ook je btw-identificatienummer. Gebruik dat en niet je omzetbelastingnummer: het btw-id bevat geen BSN.

Wat je overhoudt. Een voettekst met je verplichte gegevens, aangevuld met wat een klant nodig heeft om je te bereiken of te betalen: adres, telefoon, e-mail, website en IBAN. In kleine letter, maar wel leesbaar.

Waar het misgaat. Het KvK-nummer weglaten omdat het er niet mooi uitziet, of het btw-id op elke brief zetten terwijl het alleen op facturen hoeft. En gegevens die verouderen: verhuis je of krijg je een nieuw nummer, dan pas je het sjabloon dezelfde dag aan.

Wat je beslist. Hoe je het straks gebruikt. Bijna iedereen heeft twee versies nodig: een digitale waarin je brieven, offertes en facturen typt, en een drukklare pdf als je het ook op papier wilt laten drukken.

Wat je overhoudt. In Word sla je het op als Word-sjabloon (.dotx). Elke nieuwe brief begint dan op een schoon exemplaar en je overschrijft het origineel niet per ongeluk. In Canva exporteer je het als pdf voor afdrukken. Werk je in een boekhoudprogramma, dan zet je je logo en gegevens ook in het factuursjabloon daar, zodat je facturen hetzelfde ogen als je brieven.

Waar het misgaat. Een Canva-ontwerp als achtergrondafbeelding in Word leggen. Dat lijkt handig, maar de tekst in je kop en voet is dan niet meer aan te passen, en het bestand wordt zwaar om te mailen. Wil je in Word typen, bouw het sjabloon dan ook in Word.

Voor een eenvoudig, net sjabloon met je logo en de juiste gegevens heb je geen ontwerper nodig. Met deze vijf stappen kom je een heel eind.

Laten ontwerpen loont als je briefpapier onderdeel moet worden van een huisstijl die overal klopt, als je het laat drukken met kleur tot de rand of in een vaste merkkleur, of als je wilt dat het digitale sjabloon en het drukwerk precies hetzelfde zijn. Hoe wij dat aanpakken, lees je op briefpapier laten ontwerpen.

Welk ontwerpwerk wij verder doen, staat op onze diensten. Hoe dat werkt voor een vast bedrag per maand, lees je op werkwijze en prijzen.